Zgodność z przepisami i polskim prawem
W tym artykule skupimy się na programach do faktur online, ponieważ Ministerstwo Finansów pracuje nad wdrożeniem Krajowego Systemu e-Faktur, platformy do obsługi elektronicznych faktur. Korzystanie z KSeF będzie obowiązkowe dla każdego przedsiębiorcy, dlatego też warto zwrócić uwagę na to, czy program do faktur jest zintegrowany z Krajowym Systemem e-Faktur.
Więcej o KSeF przeczytasz na: https://faktura.pl/ksef-krajowy-system-e-faktur/
Jeżeli na stronie programu nie widnieje taka informacja lub jest zaznaczone, że prace nad wdrożeniem tego rozwiązania jeszcze trwają, to automatycznie powinna zapalić Ci się „czerwona lampka”. KSeF jest zapowiadany od bardzo dawna, miał być początkowo wdrożony w lipcu 2024 roku, dlatego każdy szanujący się program do faktur powinien być zintegrowany z platformą Ministerstwa.
Idąc dalej, zwróć uwagę, czy program do faktur jest zgodny z obowiązującymi przepisami prawa i czy jest na bieżąco aktualizowany. Prawo podatkowe zmienia się dosyć często, dlatego po drugiej stronie warto mieć specjalistów obytych w księgowości.
Bezpieczeństwo danych
Opóźnienie wdrożenia Krajowego System e-Faktur miało związek między innymi z faktem, że platforma nie była gotowa w stu procentach zabezpieczyć wszystkie wrażliwe dane przedsiębiorców. To absolutnie kluczowa funkcja, na którą powinno się zwracać uwagę przy wyborze aplikacji do wystawiania faktur.
Bezpieczeństwo danych i zgodność z RODO – sprawdź koniecznie, czy Twój program do faktur nie tylko jest zgodny z obowiązującymi przepisami, ale też czy Twoje dane i dane Twoich kontrahentów są bezpiecznie przechowywane w aplikacji. To kluczowa funkcja dobrego programu do faktur.
Więcej o bezpieczeństwie danych w programach do fakturowania: https://faktura.pl/program-do-faktur-a-bezpieczenstwo-danych-na-co-zwrocic-uwage/
Rodzaje dokumentów
Sam najlepiej wiesz, jakie dokumenty najczęściej wystawiasz. Przed wyborem programu do faktur upewnij się, że dana aplikacja wystawia dokumenty, które Cię interesują. Pamiętaj również, żeby nie zamykać się tylko i wyłącznie w "bańce" swoich dokumentów, ponieważ nikt nie wie, co przyniesie przyszłość. Może przyjdzie ci współpracować z kontrahentem, który wymaga innego rodzaju dokumentu, niż te, które wystawiałeś do tej pory?
Przy okazji sprawdź, czy na fakturze możesz dodać rabat, czy masz dostęp do funkcji Split Payment oraz jakie waluty obsługuje program do faktur. Na pierwszy rzut oka może to okazać się nieistotne, ale uwierz nam, że warto na to zwrócić uwagę.
Ułatw sobie fakturowanie
Regularnie wystawiasz te same dokumenty, z tymi samymi danymi i z tą samą kwotą? W niektórych programach do faktur dostępna jest funkcja Faktury cykliczne, dzięki której nie będziesz musiał powtarzać tej samej czynności, co miesiąc, tydzień itd. Co więcej, na rynku są dostępne programy, które mają opcję automatycznej wysyłki e-maila z wystawionym dokumentem i wysyłce SMS z przypomnieniem do kontrahenta.
Słowem klucz, którego powinieneś szukać w ofercie programu do faktur, jest "automatyzacja". Poza wspomnianymi fakturami cyklicznymi z automatyczną wysyłką wybrane programy do faktur proponują automatyczne zaciąganie danych po wpisaniu NIP kontrahenta. To znacznie przyspiesza proces wystawiania faktury.
Dodatkowe funkcje, o których byś nie pomyślał
Czy zdarzyło ci się odłożyć płatność, ponieważ po otrzymaniu faktury nie miałeś czasu, żeby zalogować się na konto banku w celu dokonania przelewu? Twój kontrahent z pewnością też nieraz miał taką sytuację. Na rynku są dostępne programy do faktur, które mają Przycisk natychmiastowej płatności. Ta funkcja polega na tym, że na dokumencie, który wystawiasz, jest widoczny przycisk, po naciśnięciu którego przenosi cię do bramki płatniczej, w której możesz dokonać natychmiastowej płatności. To znacznie skraca proces płatności, co w dalszym czasie sprawi, że będziesz dostawać pieniądze prędzej niż zwykle.
Inną funkcją, na którą warto zwrócić uwagę, jest generowanie raportów księgowych lub JPK. Często wspomniane raporty i wyciągi są nam potrzebne przy składaniu dokumentów w instytucjach finansowych. Uzyskanie takich dokumentów od księgowej może trwać długo, dlatego warto wziąć sprawy w swoje ręce i zrobić to samemu. Jak? W dobrych programach do faktur możesz wygenerować takie raporty i wyciągi za pomocą kilku kliknięć.
Jaki program do faktur jest dobry dla Ciebie
Biorąc pod uwagę wszystkie funkcje, o których wspominaliśmy, możemy polecić program do faktur Faktura.pl. To aplikacja, która jest na rynku od ponad 20 lat i jest aktualizowana na bieżąco, żeby być zgodna z obowiązującymi przepisami.
Jako jeden z pierwszych programów do faktur Faktura.pl miała możliwość integracji z Krajowym Systemem e-Faktur. Automatyzacja i liczne ułatwienia to coś, co cechuje ten program. Przejrzysty interfejs powoduje, że łatwo połapać się, gdzie możemy znaleźć interesujące nas funkcje.
Rejestracja w programie nic nie kosztuje, a pierwsze 30 dni użytkowania aplikacji jest całkowicie darmowe. Przez ten okres sam możesz się przekonać, czy ten program odpowiada potrzebom Twojego biznesu.
Źródło zdjęcia głównego: Mat. prasowe